Munkaügyi dokumentumok munkafolyamatának és kezelésének szabványosítása az Enova365 segítségével
Esettanulmány egy e-kereskedelmi iparági vezető vállalatról.
Kihívás
Ügyfelünk, az e-kereskedelem piacvezető európai szereplője, egy elismert divat- és életmódplatform Lengyelországban. Több mint 200 alkalmazottat foglalkoztat, és gyorsan növekszik. A sok-helyszínű szerkezet azonban – számos lengyelországi telephellyel és nemzetközi fióktelepekkel– kihívások elé állította a munkaügyi dokumentumok kezelésének szervezését.
Ezenkívül mind az irodai, mind a logisztikai alkalmazottaknak hatékonyabb megoldásra volt szükségük munkaidejük kezeléséhez. A manuális munkaidő-nyilvántartás nehézkes volt, a belső dokumentumkezeléshez megfelelő eszközök hiánya pedig sok nehézséget okozott.
Az utolsó kihívást a különböző helyszínek és részlegek munkarendjének testreszabása jelentette. Ezen speciális igények kielégítéséhez adaptálható eszközre volt szükség.
Ügyfelünk azzal a kéréssel fordult hozzánk, hogy találjunk és valósítsunk meg egy, az igényeinek megfelelő eszközt.
A megoldás
Ügyfelünk döntését, számos kulcsfontosságú tényező vezérelte, ezek közül a legjelentősebb a modern és rugalmas erőforrás- és kapacitástervezési (RCP) rendszerünk. Az RCP rendszert zökkenőmentesen integrálták az Enova365 bérszámfejtési rendszerbe, ahol a bérszámfejtés zajlik, így hatékony eszközzé vált az idő- és jelenlét-kezelésben.
- A megvalósítási szakaszban túlléptünk a bérszámfejtési folyamatok egyszerűsítésén. Automatikus munkaidőhöz kötött bérszámfejtési folyamatokat alakítottunk ki, így nincs szükség manuális számításokra és adatbevitelre. Ez a hatékonyságnövelés jelentősen csökkentette a hibákat, és értékes időt takarított meg ügyfelünk számára.
- Ezzel párhuzamosan leegyszerűsítettük a belső dokumentumok kezelésének munkafolyamatait. Az ügyféllel közösen kifejlesztett dedikált munkafolyamat révén biztosítottuk, hogy a dokumentumfeldolgozás lehető legnagyobb része automatizált legyen. Ez nemcsak a hatékonyságot javította, hanem csökkentette a szűk lassító tényezők valószínűségét is a dokumentumkezelésben.
A projekt egyik fontos eredménye az egységesség volt, amelyet minden részlegben és lokációban bevezettünk. Szabványosított eljárásokat alakítottunk ki, amelyek megfeleltek az egyes részlegek sajátos igényeinek, miközben fenntartottuk az egész vállalatra kiterjedő egységes megközelítést. Ez azt jelentette, hogy megoldásaink előnyeit mindenhol realizálták, ami szinkronizáltabb és harmonikusabb munkakörnyezetet eredményezett.
Az eredmény
A projekt csúcspontja kiváló eredményeket hozott, több területen is pozitívan hatott ügyfelünkre.
Íme a főbb eredmények, amelyeket el tudtunk érni:
- Dokumentum feldolgozási folyamat sztenderdizáció: A szabványosított dokumentum-munkafolyamatok bevezetése egyetlen kommunikációs csatornát eredményezett, ami a felére csökkentette a kiküldött e-mailek számát. Ez jelentősen javította a belső kommunikáció átláthatóságát és hatékonyságát.
- A manuális munkaidő- és jelenlét-nyilvántartás megszüntetése: A manuális munkaidő- és jelenlétnyilvántartás megszüntetésével, a folyamat teljes automatizálásával sikerült jelentősen csökkenteni a bérszámfejtéshez szükséges időt, és kiküszöbölni a bérszámítási hibák kockázatát. Ez az idő az eredetileg ezekre a feladatokra fordított idő egyharmadára csökkent.
- Egyedi bérszámfejtési megoldások programozása és automatizálása: Az egyes bérszámfejtési megoldások programozása és automatizálása révén a munkavállalók sajátos igényeiket figyelembe vevő fizetéseket kaptak. Ez növelte az alkalmazottak elégedettségét, és jelentősen leegyszerűsítette a bérszámfejtési folyamatokat.
- Egységes jelentéskészítés az egész társaságra: Az egységes jelentési rendszer bevezetése a vállalat egészére jelentősen javította az információáramlást, és gyorsabb döntéshozatalt tett lehetővé a rendelkezésre álló adatok alapján.
Jelentős kihívást jelentett az RCP hozzáigazítása a különböző részlegekhez a munkaidőhöz kapcsolodó összetevők teljes automatizálásával. A végső időmegtakarítás azonban nemcsak meggyőzőnek, hanem praktikusnak is bizonyult az ügyfél HR osztálya, alkalmazottai és a legmagasabb szolgáltatási színvonal fenntartásáért felelős szakembereink számára.
Aleksandra Nowicka
Manager, BPiON
Készen áll arra, hogy megszabaduljon a növekvő operatív terhektől?
Mindegy, hogy cége a magyar, a lengyel vagy a román piacon, vagy más európai régiókban tevékenykedik – varsói, budapesti vagy bukaresti irodáink hatékonyan segíthetik cégét kitűzött céljainak elérésében, telephelytől függetlenül. .
Engedje szabadon lehetőségeit – Egyedi támogatásért, lépjen velünk kapcsolatba!
Contact:
