A bérszámfejtés kiszervezésének előnyeiről számos publikáció létezik, ami elérhető bárki számára egy jól irányított Google kereséssel. Azonban így sem könnyű felmérni a különböző irányú döntések kockázatait, és elindulni a megfelelő irányba. Ehhez komoly bizalmat kell szavazni a bérszámfejtés outsourcing szolgáltatónak. Egy ilyen döntéshozás előtt segítség lehet a HR vezetőnek, ha első lépésként azzal kerül tisztába, hogy a jelenleg működtetett folyamatai milyen anyagi és humán kockázatot hordoznak magukban. Erre válaszokat tud adni egy HR és bérszámfejtési folyamat átvilágítás (process due diligence).

pókháló Nagyvállalati környezetben sokszor találkoztunk például olyan esetekkel, amikor a belső bérszámfejtés folytonossága, szakmai színvonala, jogszabályi megfelelősége és a munkatársak elégedettsége egyetlen bérszámfejtőn múlt. Ilyen esetekben a helyettesíthetőség, a szakmai tudásmegosztás, a folyamatokba épített kontrollpontok hiánya komoly negatív következményeket hordozhat magában. Az ilyen helyzetbe kerülő cégek rejtett adó és munkaügyi kockázatot hordozhatnak, melyek potenciális anyagi következményeit felmérni is nehéz az első számú vezető pozíciójából. Az említett kockázat minimalizálására és a humán oldali kitettség csökkentésére jó megoldásnak tűnhet a bérszámfejtés kiszervezése, azonban sikeres csak akkor lehet, ha a belső folyamataink újra gondolásáról sem feledkezünk meg.

A munkaügyi folyamatok áttekintése során célszerű kitérni többek között:

+  az új dolgozók beléptetésével és a távozók kiléptetésével kapcsolatos eljárásokra,
+ a bérszámfejtési előkészítő tevékenységekre,
+ a hóvégi és hóközi bérszámfejtés folyamatára,
+ a munkabér utalás folyamatára,
+ a béren kívüli juttatási rendszerekkel kapcsolatos adminisztrációs lépésekre,
+ a munkaidőnyilvántartás rendszerére és a kapcsolódó folyamatokra,
+ az adatszolgáltatások rendjére,
+ a reportingra,
+ valamit az éves nyitási és zárási folyamatainkra.

A BPiON csapata a fent említett átvilágítások során abban tudja támogatni ügyfeleit, hogy feltárja a folyamatokban rejlő redundanciákat, rámutat a jogszabályi megfelelőség hiányaira, felméri és számszerűsíti az adó és munkaügyi kockázatokat, megjelöli a hiányzó kontrollpontokat, javaslatot ad a bérszámfejtési, munkaügyi és HR adminisztrációs folyamatok optimalizálására. Igény esetén egy átvilágítás eredményeként belső szabályzatok készülnek és fellistázzuk a folyamatok átalakításának pontos lépéseit.  Due diligence projekt irányulhat arra is, hogy felkészítsük a vállalatot egy közelgő kiszervezésre és a folyamatokat úgy alakítsuk ki, hogy azok illeszkedjenek egy bérszámfejtési outsourcing szolgáltatóval való együttműködésre.

És hogy hogyan kezdjen hozzá a bérszámfejtés kiszervezéséhez? További cikkeinkben ehhez is adunk segítséget: Bérszámfejtés outsourcing // Megfontolandók