Egy 100-150 fős cég esetében a komplett bérszámfejtési projekt bevezetése általában egy-két hónap. Egy korábbi ügyfelünk esetében erre két hetünk volt.
Ebben a cikkben arról fogsz olvasni, hogy pontosan hogyan került erre sor, milyen nehézségekkel kellett megküzdeni és mire volt szükség a problémák gyors megoldásához.
A cég komoly áruházláncok számára biztosított raktározási lehetőséget, munkavállalóinak foglalkoztatását, bérszámfejtési folyamatát, fizetését és könyvelését teljes egészében alvállalkozók kezelték. Akik egyik napról a másikra bedőltek. Ez azt jelentette, hogy korábbi ügyfelünknek két hét alatt 150 embert kellett átvenni és felállítani a foglalkoztatásukhoz szükséges minden rendszert és folyamatot.
A kihívás
A valamennyi egyéb kihívást keretbe foglaló első számú probléma az idő volt. Olyan folyamatokat, rendszereket kellett megalapozni 14 nap alatt, amelyekre máskor egy vagy két hónap áll rendelkezésre.
És akkor mi mindent kellett ez alatt a két hét alatt összepattintani?
- felmérni, milyen jogutódlási procedúrát kell követni (kell-e egyáltalán)
- felmérni, pontosan milyen jogszabályoknak kell megfelelni
- megfogalmazni a leghelyénvalóbb munkaszerződéseket
- felállítani egy jól használható munkaidőnyilvántartót
- meghatározni és elindítani egy jól működő bérszámfejtési folyamatot
A megoldás
Mindezek több különböző egyéb kihívást vontak magukkal.
Először is újra kellett tervezni a saját céges erőforrásainkat. Átlagos esetben sem úgy állunk hozzá egy megbízáshoz, hogy odaadjuk a megbeszélések memóját az első arra járó gyakornoknak, de mivel itt több terület szakértőit kellett bevonni a folyamatba (munkajogászok, adatbázis-szakértők, bérszámfejtők, payroll szoftver szakember, stb.), különösen sok koordinációt és átgondolást igényelt a folyamat.
Először is felmértük, hogy milyen folyamatok kialakításra melyik fázisban lesz szükség, és az milyen szakértelmet igényel. Mivel az egészre két hét állt rendelkezésre, ezért nagyjából mindent egyszerre kellett csinálni, de pontosan ezért volt rettentően fontos, hogy megtaláljuk a legkisebb időablakokat is és a lehető legoptimálisabb timingot tervezzük meg.
Kijelöltük a project managert, akinek extra feladat volt koordinálni az ügyfél és a mi jogászaink között, amellett, hogy magát a projektet vitte. Egy ekkora cég esetében már érdemes valamilyen bérszámfejtési szoftvert beszerezni a bérek helyes számításához és a megfelelő riportáláshoz, ezért tanácsot és segítséget kellett kérnünk az általunk ajánlott rendszer üzemeltetőjétől, hogy a lehető leghamarabb be tudják üzemelni a szoftvert.
Tanulság
A legfontosabb tanulság az volt számunkra ebből az esetből, hogy hát ez is megy: két hét alatt implementálni. Ha nem muszáj, akkor persze nem vállalunk munkát ilyen határidővel, de tanulságos volt látni, hogy ha kell, akkor képesek vagyunk rá. Viszont szinte semmire nem lettünk volna képesek, ha az ügyfél maga nem olyan végtelenül rugalmas és alkalmazkodóképes, mint amilyen.
Kíváncsi vagy milyen, amikor átlagosan kezelhető határidővel dolgozunk? Ha szükséged lenne egy auditra vagy segítségre a folyamataidat illetően, keress minket bátran!
Kapcsolat:
