Így gyorsíthatja fel a vállalati szolgáltatások kiszervezése a cég fejlődését
12/2024
- Fanni Dalnoki
A cégek és szervezetek legtöbbször napi küzdelmet vívnak a túl sok és túl kevés között. Túl sok felelősség, feladat és kihívás, miközben túl kevés erőforrás áll rendelkezésre ezek kezeléséhez. A válasz, amely egyre népszerűbbé válik szinte minden iparág vállalatai körében, a vállalati szolgáltatások kiszervezése.
Ez nem új ötlet, nem is új koncepció. Az első dokumentált példák arra, hogy egy cég bizonyos feladatait külsősökre bízza, Henry Ford gyáraiban jelentek meg. Azóta több mint 100 év telt el, és az ötlet megerősödött, új formákat öltött és kiterjesztette tevékenységi területeit.
Mi is az outsourcing, és a vállalat mely területeire alkalmazható?
A vállalati szolgáltatások kiszervezése azt jelenti, hogy a feladatok egy részét vagy egészét egy külső cégre bízzuk. Maga a kifejezés három angol szóból származik: outside, resources és using, amelyek mind meghatározzák az outsourcing lényegét. Külső erőforrások használata a vállalkozás hatékonyságának és eredményességének javítására mára a vállalati világban alapvető normává vált. Manapság nincs olyan vállalati osztály, amely ne profitálhatna ebből a megoldásból.
A kiszervezés sikeresen helyet talál magának a képzések, az ügyfélszolgálat, a marketing és reklám, az ingatlanvédelem és a logisztika területén. Pótolhatatlan segítséget nyújt a könyvelés, a HR és bérszámfejtés, a pénzügy és számvitel, az IT-szolgáltatások, a kontrolling és vezetői információk, valamint a belső ellenőrzés terén is.
Milyen előnyökkel jár a kiszervezés a vállalat fejlődése szempontjából?
A vállalati kiszervezés növekvő népszerűségét az egyre több előnynek köszönheti, amelyeket a cégek számára biztosít. A feladatok és folyamatok külső kezelése révén a vállalatok a stratégiai célokra és arra összpontosíthatnak, amihez a legjobban értenek. Nem kell aggódniuk amiatt, hogy a legjobb szakembereket megtalálják a piacon, és hogy komplett, költséges osztályokat tartsanak fenn. Ez jelentős költségcsökkentést eredményez, ideértve a toborzás, a munkavállalók javadalmazása, a szükségesnél nagyobb létszámú alkalmazottak fenntartása, a drága osztályok és infrastruktúrájuk működtetése, valamint a munkatársak fejlesztése és képzése költségeit.
Ezzel párhuzamosan garantált a hozzáférés a legjobb tehetségek szakértői tudásához és speciális know-how-jához. Mindez egy sikeres stratégia alapját képezi az erőforrások optimális felhasználásával: gyorsabb vállalati fejlődés, növekvő piaci érték és a versenyképesség maximalizálása.
Milyen fő kihívásokkal és kockázatokkal jár az outsourcing?
Természetesen a vállalati kiszervezésnek is megvannak a hátrányai, amelyek kiküszöbölését vagy minimalizálását gyakran a külső partner vállalja magára. Az egyik legnagyobb aggály, ami felmerülhet, az a folyamatok feletti kontroll elvesztése. Egy megbízható outsourcing szolgáltató olyan megoldásokat kínál, amelyek lehetővé teszik, hogy az ügyfél érezze a folyamatai feletti ellenőrzést. A töretlen és jó kommunikáció – akár helyszíni, akár távoli – a bizalomépítés alapja.
Emellett vannak olyan eszközök, amelyek folyamatos hozzáférést, áttekintést és felügyeletet biztosítanak minden átadott feladatról, kiegészítve a megfelelő jelentések szolgáltatásával. Az outsourcing emellett aggodalmat kelthet az érzékeny adatok külső cégnek történő átadása és különösen az adatszivárgás kockázata miatt. Erre az a szolgáltató jelenthet megoldást, amely képzett IT-csapatot hozott létre a kiberbiztonság felügyeletére.
Hogyan válasszunk megfelelő kiszervezési szolgáltatót?
Ha a vállalati szolgáltatások kiszervezése mellett döntünk, érdemes sok időt és figyelmet fordítani a megbízható szolgáltató kiválasztására. Először alapos kutatást kell végezni: ellenőrizni kell az outsourcingot kínáló cég szakértelmét, specializációit, az adott iparágban szerzett tapasztalatát, elérhető referenciáit és tanúsítványait, valamint természetesen az ajánlatát, működési módját és alkalmazott megoldásait.
Itt érdemes olyan partnert választani, aki szakértői csapattal rendelkezik, és a modern technológiák alkalmazására összpontosít. Az első találkozó és ajánlatadás előtt érdemes meghatározni a saját cég céljait, valamint az outsourcinggal szemben támasztott elvárásokat és követelményeket.
Az egyik fontos döntés, hogy mely területek feladatait bízzuk külső szolgáltatóra. Ez lehet például könyvelési és pénzügyi outsourcing, HR és bérszámfejtési kiszervezés, digitális transzformáció teljes vagy részleges változatban. Rendkívül fontos a folyamat alapos megtervezése és a munkavállalók felkészítése a változásokra. A BPION-nál arra törekszünk, hogy a nyújtott vállalati szolgáltatások kiszervezése a lehető legmagasabb színvonalú legyen, ugyanakkor a partnereinkkel való kommunikáció és együttműködés gördülékeny, egyértelmű és a közös célra – a vállalat fejlődésének felgyorsítására – összpontosító legyen.
Kapcsolat:
