Az emelkedő munkaerő költségek, a speciális tudással rendelkező szakemberek hiánya, a vállalati pénzügyi folyamatok összehangolása és standardizálása, vagy akár a folyamatok optimalizálása érdekében egyre népszerűbbek a számviteli és bérszámfejtési folyamatok esetében is az ún. „offshoring” vagy „nearshoring” megoldások, amikor a folyamatokat egy távoli vagy közeli országban létrehozott központba csoportosítják át. A folyamatok külföldre szervezése előtt azonban néhány lényeges pontot érdemes átgondolni, mivel ezeknek nem csak a folyamatok kialakítására, de az átszervezés költségeire is komoly hatása lehet.
1. Nyelvi nehézségek
Bár az angol nyelv ismerete egyre elterjedtebb Magyarországon, azonban az államigazgatás területén az angol nyelvű ügyintézés még manapság is nehézkes. Nemcsak a cégalapítás folyamata alatt, de a mindennapi számviteli és könyvelési feladatok során is szükséges a magyar hatóságokkal való kapcsolattartás, ami megköveteli a magyar nyelv ismeretét. Elég csak arra gondolni, hogy az adóhatóság csak magyar nyelven teszi elérhetővé az adóbevallások kötelezően előírt formátumát, illetve a dokumentumok benyújtásához használandó keretprogramot is.
Ezen kívül sokszor jogszabályi előírás sem teszi lehetővé az angol nyelv használatát. Ilyen például a számviteli törvény (https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A0000100.TV, 4§(1) és 12§ (2)) azon pontja, ami kötelezően előírja, hogy a könyvvezetés és a beszámoló nyelvének magyarnak kell lennie.
2. Adminisztráció
A cég képviseletéhez, a könyvelési és bérszámfejtési feladatok elvégzéséhez különböző meghatalmazásokra és regisztrációkra lesz szükségünk. Ezek egy része elektronikusan is benyújtható, azonban például az adóbevallások benyújtásához szükségünk lesz Ügyfélkapu regisztrációra, ami – magyar személyazonosító igazolvány hiányában – csak személyesen, valamelyik okmányirodában, kormányablakban, az adóhatóság kiemelt ügyfélszolgálatain, egyes postai ügyfélszolgálatokon vagy külképviseleteken lehetséges. (Az Ügyfélkapu a kormányzat elektronikus azonosító rendszere, ami lehetővé teszi a hatósági ügyek elektronikus úton történő intézését.)
Amennyiben az adminisztrátor részére szeretnénk teljeskörű adóhatósági meghatalmazást is adni, neki szükséges magyar adóazonosító jelet is kérvényezni.
3. Lokalizált könyvelési és bérszámfejtési szoftverek
A könyvelési szoftverek esetében gyakoribb, hogy a cég által globálisan használt rendszert alkalmazzák a magyar könyvek vezetésére is. Ebben az esetben gondoskodnunk kell a szoftver lokalizálásáról, hogy teljes mértékben megfeleljen a helyi jogszabályi előírásoknak. A bérszámfejtés terén azonban nehezebb dolgunk lesz. Míg a könyvelési programok esetében, még ha költségráfordítással is, de általában megvalósítható a lokalizáció, addig a bérszámfejtési és társadalombiztosítási szabályok összetettsége miatt bérszámfejtésre jó eséllyel csak egy helyileg fejlesztett szoftvert fogunk tudni használni. A szoftver kiválasztásánál fontos szempont lehet, hogy elérhető-e angolul is, illetve van-e angol nyelvű ügyfélszolgálata a szoftverszolgáltatónak. Ezen kritériumoknak megfelelő bérszámfejtési programok száma igencsak szűk, ezért mindenképpen számítanunk kell rá, hogy az implementáció során felmerülhetnek extra költségek a szoftver telepítéséhez szükséges ügyfélszolgálati konzultációk, vagy a program betanítása kapcsán.
4. Speciális számviteli és bérszámfejtési szakember igények
Mindenképpen érdemes szem előtt tartani a folyamatok kialakítása során, hogy bizonyos esetekben a magyar jogszabályok előírják a számviteli és bérszámfejtési feladatok elvégzéséhez szükséges speciális végzettséget. Abban az esetben például, ha a vállalkozás éves nettó árbevétele az üzleti évet megelőző két év átlagában a 10 millió forintot meghaladta, kötelező regisztrált mérlegképes könyvelő megbízása a könyvek vezetésére, valamint a beszámoló elkészítésére.
A bérszámfejtés területén is található hasonló szabályozás, ugyanis azok a cégek, akik legalább 100 főt foglalkoztatnak kötelesek Társadalombiztosítási Kifizetőhelyet alapítani és a tb elszámolások elvégzésével szakképzett társadalombiztosítási ügyintézőt megbízni.
5. Jogszabálykövetés
A könyvelés és bérszámfejtés területét érintő jogszabályok gyakran változnak, a változásokról hitelt érdemlő módon csak a közzétett törvényszövegekből tájékozódhatunk, ezért érdemes lehet egy tanácsadó megbízása, aki segíthet eligazodni a jogszabályok között és segíti a változások értelmezését.
Tehát a nearshoring / offshoring megoldások a könyvelési és bérszámfejtési outsourcing területén is hatékony módszerek lehetnek, ha kellő körültekintéssel és lokális szakmai tudással rendelkező szakemberek bevonásával biztosítjuk a jogszabálykövetés és adómegfelelési folyamatokat.
Mindebben áll rendelkezésére a BPiON európai BPO folyamatokban jártas tanácsadói csapata.