A tanácsadók (tanácsadó cégek) és ügyfelek együttműködése sokszor nehéz terepnek bizonyul. Bár általában egyértelműen megfogalmazott célok mentén halad egy ilyen kooperáció, mégis az a tapasztalat, hogy gyakran merülnek fel olyan kihívások, melyek egy-egy projekt sikerességét is megkérdőjelezik. Jelen cikkünkben ezeket a kihívásokat szeretnék a menedzsment (ügyfél) szemszögéből megvilágítani, egyúttal javaslattal szolgálni arra, milyen lehetőség van ezek áthidalására.
A változásmenedzsment nem egy könnyen megfogható definíció, de jellemzően olyan megközelítést jelent, mely hozzájárul a szervezet, csapatok és egyének változásainak támogatásához – legyen szó folyamatokról vagy költségekről.
Kérdés, hogy szükség van-e mindehhez külső erőforrás bevonására? Miben rejlik a külső projektmenedzser ereje? Hiszen valljuk be, vezetőként sokszor rizikósnak tűnhet egy harmadik fél bevonása egy ilyen érzékeny helyzetbe.
Egy projektmenedzser nem csupán a változásmenedzsmentben lehet segítségünkre, a fókusz miatt tanácsot adhat üzleti folyamatok javítására, illetve új információtechnológiai megoldások alkalmazására.
Ehhez első lépésként a menedzsment első és legfontosabb erénye lehet, ha felismeri, nem rendelkezik a megfelelő tudással, tapasztalattal, erőforrással, kapacitással egy olyan kérdéskör vagy probléma megoldásában, mely jellemzően a vállalati növekedés során vált időszerűvé.
Pénzügy-számviteli kontextusban ilyen lehet például egy felvásárlás, mely független szakértő bevonását igényli, illetve olyannyira sokrétű, hogy valószínűleg az operatív működésben részt vevő kollégák tapasztalata nem terjed ki egy ilyen projekt menedzsmentjére. Másik gyakori példa, hogy a társaság intenzív növekedés és/vagy tulajdonosi elvárásai miatt integrált vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése válik szükségessé, mellyel egyidejűleg a folyamatokat is optimalizálni szükséges. Az is előfordulhat, hogy egy komplex folyamat egy adott részfolyamata kapcsán van igény egy külső segítségre, aki hatékonyan végig vezérli majd a célig az adott projektet. Egy tipikus példa erre egy külföldi számlázóprogram magyar jogszabályokhoz való hozzáigazítása, a jogszabályok rendszerbe történő adaptálása, tesztelése és a meglévő rendszer cseréje.
Ezek a példák mind olyan készségeket és képességeket követelnek meg, melyeket célszerű szakemberre bízni, illetve melyek megoldása teljes fókuszt igényel egy projektmenedzsertől (vagy adott esetben egy projektteamtől).
Milyen előnyei vannak annak, ha külsős projektmenedzsert alkalmaz a menedzsment egy-egy projekt során?
+ szakértelem: célszerű olyan projektmenedzsert választani, aki nem kizárólag folyamat szempontból elemez, hanem rendelkezik az adott szakterületen szükséges háttértudással is. Ha ilyen projektmenedzsert választunk, akkor számíthatunk arra, hogy valószínűleg találkozott már hasonló kihívásokkal, szakértője az adott területnek, így a koordináción felül egyfajta tanácsadási feladatot is képes ellátni, képes megbecsülni az egyes részfeladatok erőforrásigényét, illetve képes szakmai véleményt formálni egy-egy szakmai döntési helyzetben. Sőt a mögöttes szakmai tudás miatt képes erős „quality controlt” gyakorolni a projektben.
+ külső „szem”: tapasztalatunk szerint gyakran működtetnek társaságok olyan folyamatokat, melyeknek a miértjére sem emlékeznek. Egy külső szakértő („szem”) lehetőség arra, hogy fény derüljön a hatékonytalan, elavult technológiával operáló folyamatok feltérképezésére, javítására. A hatékonyság pedig a gyors haladás mellett a budgetre is jótékony hatással van.
+ költség: mivel a „bevetési területet” gyakran olyan projektek jelentik, melyeknek belátható az időtávja, ezért célszerűbb és költséghatékonyabb kiszervezni és külső tanácsadóra bízni ezeknek a kihívásoknak a megoldását. Egy projektmenedzser jellemzően kevesebb munkaterületre tart igényt a projekt során, nem igényel munkaügyi adminisztrációt, nem szükséges részére juttatásokat adni, a projekten töltött ideje hatékonyan kihasználásra kerül a projekt során – szemben egy teljes munkaidős munkavállalóval.
+ kommunikáció: egy komplex változás, melyhez külső szakértő kerül bevonására, jellemzően sok embert érint egy szervezetben. Ezek a munkavállalók pedig tudni szeretnék, milyen változás van kilátásban, illetve a változás pontosan milyen hatással lesz rájuk. Azontúl, hogy a közvetlen feletteseik tájékoztatják a munkavállalókat, célszerű ebben is teret biztosítani a tanácsadók számára, akik képesek hitelesen és hatékonyan közvetíteni a projekt céljait és a munkavállalókat érintő üzeneteket, illetve készséggel elmagyarázzák a projekt hatásait.
A projektmenedzser alkalmazása azonban veszélyekkel is járhat:
+ őszinte visszajelzés: a külső „szem” egyúttal friss nézőpontot is jelent, mely által megkérdőjeleződhetnek a napi folyamatok és működési módok. Ezért fontos, hogy a menedzsment valóban nyitott legyen a visszajelzésekre, hiszen ezek mentén van lehetőség valódi eredmények és a célok elérésére
+ kaptafa: bár sok tanácsadó cég vallja, hogy testreszabott megoldásokat nyújt, mégis sokszor lehet az a benyomásunk, hogy egy kész keretrendszerbe próbálják a projektünket beilleszteni. Ezért nagyon fontos, hogy már az ajánlati/szerződéskötési fázisban győződjünk meg arról, hogy valóban érti a másik fél az igényeinket és adaptálja azokat a megvalósítási tervbe.
Összességében elmondható, hogy a tanácsadók általában egy projektre fókuszálnak, sikerük és népszerűségük mégis abban rejlik, hogy képesek összefüggéseiben vizsgálni egy-egy helyzet, illetve a projekt során megszerzett cégismeretnek hála képesek lehetnek más szakterületen is helytállni. Amikor egy-egy komplex problémával találkozunk, jusson eszünkbe a külső szakértő bevonásának lehetősége is. Amikor pedig a tanácsadó cégek ajánlatai között döntünk, mérlegeljük a fenti tényezőket, súlyozzuk azokat fontosságuk alapján, és lehetőség szerint kérjünk referenciákat hasonló projektekről. Így biztosíthatjuk, hogy az elvárásainknak leginkább megfelelő partnert találjuk meg.
A BPiON szolgáltatásainak egyik „titkos fegyvere” a Project Office csapata, akik biztosítják Önnek:
+ A teljeskörű, professzionális projekt menedzsmentet
+ Egyedi igények megvalósítását
+ Speciális szakértői támogatást
a pénzügyi, adózási, bérszámfejtési folyamatok területén egyaránt.
Alakítsa át üzleti folyamatait a BPiONnal! Valódi értéket teremtünk Önnek.