You can read this post in English here.
2018. július 14-étől elérhető a jogosultságkezelési funkció a hivatali és a Cégkapus tárhelyen történő meghatalmazottak jogainak differenciálására.
Mi is az a Cégkapu?
A Cégkapu egy közös elektronikus postafiók a cégek/gazdálkodó szervezetek számára, ahol minden érintett és arra jogosultsággal rendelkező egy helyen férhet hozzá az adott cég vagy szervezet hivatalos levelezéséhez. A célja, hogy idővel teljesen felváltsa a papíralapú ügyintézést és minden hatóság ezen a platformon keresztül kommunikáljon ügyfeleivel.
Az E-ügyintézési törvény[1] alapján a gazdálkodó szervezetek 2018. január 1-től jogosultak (bizonyos esetekben kötelezettek) elektronikus úton kapcsolatot tartani az állammal, ehhez pedig a fenti határidő előtt megalapított társaságok számára a képviseletre jogosult személyeknek vagy meghatalmazottaknak 2017. december 31-ig el kellett végezni a szükséges regisztrációt. A jogszabály hatálya alá tartozó, újonnan létrejött gazdálkodó szervezetek számára 8 napos bejelentési határidő áll rendelkezésre a Cégkapu regisztráció elvégzéséhez.
A Cégkapu tehát egy hivatalos kommunikációs platform, melyhez a felhasználók számára a szolgáltatást nyújtó NISZ Zrt. díjmentesen 300 Mb tartós tárhelyet biztosít, de ez a tárhelyméret egy online űrlap kitöltésével, díjfizetés ellenében megnövelhető. Fontos megjegyezni, hogy amennyiben egy felhasználó eléri a maximális korlátot, a beérkezett üzeneteit meg tudja tekinteni, de új üzeneteket már nem helyezhet a Tartós tárba.
Ki rendelkezik hozzáféréssel?
Alapvetően a regisztrációt végző személy, az úgynevezett cégkapumegbízott rendelkezik teljeskörű jogosultsággal, aki a szükséges beállításokat is el tudja végezni. Ebből következik, hogy minden, a regisztrációra kötelezett gazdálkodó szervezet kell, hogy rendelkezzen legalább egy cégkapumegbízottal. Azonban további személyek is elérhetik a Cégkaput, ha a cégkapumegbízott felveszi őket az adott Cégkapuhoz cégkapuügyintézőként. A most érvénybe lépett jogosultságkezelés bevezetéséig a cégkapuügyintézők ugyanolyan teljes jogosultsággal rendelkeztek azonban, mint a cégkapumegbízottak. Ezért sok gazdálkodó hozta meg azt a döntést, hogy ameddig nincs mód a jogosultságkezelés differenciálására, nem jelölnek ki cégkapuügyintézőket.
Mit tesz lehetővé a változás?
A mostani változás lehetőséget teremtett arra, hogy kijelölésre kerüljenek a cégkapuügyintézők/ügykezelők.
Ehhez a Cégkapuban adminisztrációt végző cégkapumegbízott megadhatja, hogy kik azok, akik dokumentumokat küldhetnek és fogadhatnak. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy lehetőség van a felhasználói jogosultságok pontosabb beállítására. A cégkapumegbízott például megadhatja, hogy a jogász csak és kizárólag a Cégbírósággal, a könyvelő/adótanácsadó csak a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal stb. kommunikáljon (mind a beérkező, mind a kimenő levelezés kapcsán).
Hogyan lehet a jogosultságokat differenciálni?
A jogosultságok rendszerezésének módja a címkekezelés. „Korlátozott” és „nem korlátozott” címkével lehet kategorizálni a beérkezett, az elküldött, valamint a tartóstár dokumentumait. Fontos kiemelni, hogy alapértelmezetten a címkék nem korlátozott hozzáférésűek, valamint minden ügykezelő kezelheti (letöltheti, átmozgathatja, törölheti) a beérkezett dokumentumokat. A címkéhez hozzárendelhető ügykezelők között a képviseleti joggal rendelkezők nem jelennek meg, ugyanis ők alapértelmezetten valamennyi dokumentum kezelésére jogosultak.
Amennyiben differenciálni szeretnénk az ügykezelők jogosultságait az alábbi lépéseket szükséges megtenni:
- A cégkapumegbízottnak be kell lépnie a https://tarhely.gov.hu felületre.
- Az azonosítást követően az Értesítési Tárhely felületen a „Címkekezelés” pontban a cégkapumegbízottnak létre kell hoznia a kategóriákat (pl.: NAV nyugták, Beszámoló, Munkaügy, Cégbíróság stb.), ill. meg kell jelölnie, melyik címke legyen korlátozott és nem korlátozott hozzáférésű.
- Ezt követően kézi címkézéssel vagy automatikus címkézési szabály beállításával olyan szabályrendszert kell létrehozni, mely feladótól érkező, címzettnek küldött, milyen típusú dokumentum, milyen hivatkozott azonosítójú dokumentumot milyen ügykezelői kör láthat. Erre a Beállítások -> Automatikus címkézési beállítások menüpontban van lehetőség.
- A Beállítások -> Cégkapu adminisztráció/Korlátozott hozzáférésű címkék menüben az adott címke szerkesztésével rendelhetőek hozzá az ügykezelő azokhoz a címkéhez, amelyek kezeléséhez a továbbiakban jogosultak lesznek. Az ügykezelők kijelölését követően az „Összerendelés mentése” megnyomásával aktiválódnak a jogosultságok.
A szolgáltatás pontos beállításához további segítség érhető el az alábbi útmutatóban: https://ugyintezes.magyarorszag.hu/dokumentumok/jogosultsagkezeles.PDF.
Milyen előnyökkel jár ez a beállítási lehetőség?
A GDPR szabályozás életbe lépésével fokozott figyelem övezi az adatok védelmét és a jogosultságok megfelelő kezelését, így egy transzparensen, a jogszabályi előírásoknak megfelelően működő vállalat számára mindenképpen javasolt a jogosultságok megkülönböztetése és beállítása. Egy multinacionális vállalatnál, ahol a hivatali ügyintézéssel összefüggő funkciók nemcsak, hogy más személynél, hanem akár más országban is vannak, megkérdőjelezhetetlen a beállítás szükségessége.
Amennyiben ezen vállalati funkciók egy része kiszervezésre kerül egy szolgáltatóhoz (pl.: könyvelés, adótanácsadás, bérszámfejtés), ugyancsak létfontosságú a beállítások elvégzése. Ez egyrészt hozzájárul a mindennapi munkavégzéshez/ügyintézéshez, másrészt gondoskodik arról, hogy kollégáink szabadságolása vagy betegsége esetén a hivatalok által küldött értesítések célba érjenek a megbízott szolgáltatónál.
Kérdésekkel forduljon bátran hozzánk!
[1] Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény
Kapcsolat:
