Az üzleti folyamatok kiszervezése (BPO – Business Process Outsourcing) során sok kérdés merül fel pro és kontra oldalon egyaránt. Így van ez a bérszámfejtés outsourcing esetében is. Akár jelenlegi bérszámfejtési szolgáltató váltásról vagy házon belülről történő kiszervezésről beszélünk, a döntést befolyásoló témaköröket illetően ezeket kell mérlegelnünk:
- akár a teljes vállalat hatékonyságát befolyásoló folyamatok, adminisztráció fejlesztése
- humán erőforrás átszervezése
- IT szerepkör, technológia költségek optimalizálása
- felelősségi körök megfontolása
MÉG A BÉRSZÁMFEJTÉSI TENDER KIÍRÁSA ELŐTT – HOGYAN FOGJUNK HOZZÁ?
Amennyiben felmerül az igény a bérszámfejtési és HR adminisztrációs folyamatok kiszervezésére / szolgáltató váltásra, fontos, hogy konkrét igényekkel fogjunk hozzá a tendereztetéshez. Meg kell vizsgálni a vállalat jelenleg működő folyamatait, technológiáit, erőforrásait és igényeit.
Az is lehet, hogy nem a teljes folyamatot, csak részfeladatot akarunk kiszervezni, ilyenkor érdemes például mérlegelni az onsite outsourcing lehetőségét is.
A pontosan feltérképezett igényeket papírra vetve érdemes megosztani a potenciális bérszámfejtési szolgáltatókkal, biztosítva ezzel, hogy a beérkezett ajánlatok valóban az elvárt feladatra készüljenek.
Korábban Kovács László, a BPiON Payroll Managere állított össze egy listát 10+1 hatékony tippel a hatékony bérszámfejtési tender kiíráshoz.
Fontos az időzítéssel is számolnunk. Bérszámfejtési és HR adminisztrációs folyamatok kiszervezés esetén át kell gondolnunk, hogy mindenképpen januári indulást szeretnénk-e vagy beszélhetünk az évközi bérszámfejtési szolgáltató váltásról is.
Feladattól és vállalattól függően a kiválasztási folyamat akár néhány hónapot is igénybe vehet, az implementációs feladatokra pedig szintén számoljunk 1-3 hónapot.
EGY HATÉKONY BÉRSZÁMFEJTÉSI OUTSOURCING SZOLGÁLTATÓ ISMÉRVEI – OBJEKTÍV SZEMPONTOK:
1. Tapasztalat és piaci ismertség
Válasszunk szakmai és széles iparági tapasztalttal felvértezett, felkészült támogatói csapatot szervezetünk háta mögé!
2. Adatbiztonság
Bár elvileg ma már mindenkinek rendelkeznie kell az európai normák szerint elfogadott, GDPR–nak megfelelő adatvédelmi rendszerekkel és folyamatokkal, a valóságban sajnos ez nem mindig valósul meg. Ezen felül rendkívül fontos még a szélesebb spektrumú IT biztonság kérdésköre is. Mindenképpen nézzünk utána, hiszen a bérszámfejtéshez szükséges adatok talán a legkritikusabbak a vállalat életében.
3. Felelősség biztosítás és SLA
A szolgáltatással szemben támasztott igények mentén határozzunk meg KPI-okat (Key Performance Indicator – Fő teljesítménymutató), melyeket egy SLA (Service Level Agreement) dokumentumba fektessünk le! Ez biztosítja a szolgáltatással kapcsolatban elvárt minőséget és a határidők betartását. Azonban mindenki hibázhat. Viszont ebben az esetben egy-egy hiba komoly anyagi következményekkel járhat az ügyfél szempontjából, így ne menjünk bele az együttműködésbe olyan bérszámfejtési szolgáltatóval, aki nem rendelkezik megfelelő szakmai felelősség biztosítással!
4. Technológia, IT háttér
Ahogy az üzleti folyamatok egyéb részein, úgy a bérszámfejtési szolgáltatások területén is nagyon fontos a digitalizáció. Megfelelően felépített technológiai háttérrel komoly fejlődést lehet elérni, mind minőség – mind költséghatékonyság terén. Olyan partnert válasszunk, aki megbízható tudásbázisával és tapasztalatával növeli a biztonság érzetünket a technológiai megoldások területén is!
5. Szolgáltatási díjak
A bérszámfejtés outsourcing díjai igazán széles skálán mozoghatnak. Befolyásolja a létszám, az adott iparág komplexitása, technológia és riporting rendszer igények. Általánosságban azt javasoljuk, hogy itt ne az olcsó, hanem a hatékony ár-érték arányt keressük! Ezen kívül mérlegeljük, mely feladatoknál érdemes havi díjas és óradíjas ajánlatot elfogadni! Mindehhez pedig kérjünk egy nagyon pontos folyamat és feladatleírást, ami definiálja az idő ráfordításokat is.
6. Kommunikáció
Szerződésben rögzítsük a kapcsolattartás folyamatát, szereplőit és törekedjünk az egyszemélyi kapcsolattartásra („single point of contact”)!
7. Referencia
Kérdezzünk azoktól, akik már az adott szolgáltatót választották és betekintésük van a mindennapi működésbe! Ha az iparág, amiben működünk, rendelkezik bérszámfejtési sajátosságokkal, nyugodtan kérdezzünk rá a szolgáltató hasonló tapasztalataira!
SZUBJEKTÍV MEGÍTÉLÉS – BÉRSZÁMFEJTÉSI SZOLGÁLTATÓ MINT ÜZLETI PARTNER
Ne felejtsük el, hogy az üzletek valójában emberek között köttetnek, nem cégek között!
Mindenképpen javasoljuk, hogy a tendereztetésnek már egy korai fázisában legyen lehetőség a személyes találkozóra. Egy bizalmi szolgáltatás esetében fontos látni a szolgáltató emberi oldalát is, kik azok, akik a számok mögött állnak és napi szinten kommunikálnak majd velünk.
Mennyire ügyfélközpontú és rugalmas a hozzáállásuk, milyen attitűdökkel rendelkeznek?
Az üzleti folyamatok alapjaiban „best practicek”-re, kipróbált és bevált standardekre épülnek, ez igaz. De minden ügyfélnek lehetnek olyan sajátosságai, amit mindenképpen be kell építeni a szolgáltatási struktúrába ahhoz, hogy a munka valós értéket és előnyöket teremtsen a szervezet számára. Sose fogadjuk el a „take it or leave it’ megoldásokat!
A BPiON szakmai csapata áll rendelkezésre minden bérszámfejtés outsourcing szolgáltatással kapcsolatos kérdésben. Keressen minket bátran!
BÉRSZÁMFEJTÉSBÉRSZÁMFEJTÉSI SZOLGÁLTATÓ VÁLTÁS
Kapcsolat:
