HR vezetőként az ember mindig újabb és újabb próbatételekkel szembesül. Legyen az gazdasági válság okozta létszám stop, pangó munkaerő piac vagy épp egy világjárvány adta totális újraszerveződés.

A COVID-19 érkeztével a vállalatokon belül óriás fókusz helyezkedett a BCP folyamatok frissítésére / kialakítására, a backup szolgáltatások elérhetőségére, és a bizonytalanságokból fakadóan talán nagyobb az igény mint valaha a megbízható szolgáltatókkal való együttműködésre, döntéstámogató funkciók kihasználására.

Azonban vannak olyan iparágak, melyek természetükből fakadóan mindig is bizalmi jellegű szolgáltatások voltak, és az ügyfél- és döntéstámogató hozzáállásnak, a biztonsági faktor megteremtésének nem szabadna extra szolgáltatási elemként feltűnnie. Így van ez a bérszámfejtés outsourcing szolgáltatásokkal is.

hegymászó felsegíti a csúcsra a társátA kiszervezett bérszámfejtés ereje a belsős megoldásokkal szemben – Tanácsadó szemlélet

A kiszervezéshez való hozzáállásban és az ügyféloldali prioritásokban nagy eltéréseket tapasztalunk. Míg egyes vállalatoknál a humán oldali kitettségre hivatkozva a „minél előbb szervezzünk ki” elv érvényesül, addig máshol a „biztonság mindenekelőtt” szemlélet a meghatározó. Könyvelési és bérszámfejtés outsourcing szolgáltatóként mindkét esetben a mi feladatunk, hogy az ügyfél prioritásait megértve, a legújabb technológiai feltételeket biztosítva, a lehető legmagasabb szakmai színvonal mellett mutassunk irányt, tartsunk védőhálót és biztosítsuk a know-how-t a napi munka és a hosszú távú üzleti döntések megalapozásához egyaránt. Ez egy komplex szerepkör, ahol egy egész csapatnyi, különböző területeken jártas tanácsadó, bérszámfejtő, folyamatfejlesztő és IT szakértő kollégánk tudása összepontosul az ügyfélnél.

A szolgáltató ereje nem a havi bérszámfejtés menedzselésében van, hanem a törvényi változások lekövetésében, az azzal kapcsolatos informálásban és tanácsadásban, a komplex és informatív HR riportok összeállításában és ezáltal a vállalat egészét segítő döntéshozások támogatásában és előkészítésében.

Ennél a témánál azonban érdemes figyelni az apró betűs részekre, és megbizonyosodni róla, hogy ez a fajta támogató hozzáállás biztosított a bérszámfejtési szolgáltatás részeként, és semmiképp nem okozhat nagyobb horderejű meglepetés költségeket. Ezt mindenképpen térképezzük fel a tendereztetés során!

A tudatos, jól megtervezett bérszámfejtés outsourcing első lépései

Fontos szem előtt tartani, hogy egy kiszervezés nem csupán bérszámfejtési rendszerek váltásáról, papíralapú nyilvántartások digitalizálásáról, adatok migrációjáról szól. Nem ritka, hogy olyan több fázisra bontott, akár hónapokat átívelő kiszervezési ütemtervet kell letenni az asztalra, melynek részeként egy teljeskörű munkaügyi folyamatátvilágítástól, TB kifizetőhelyi revízión, HR adminisztrációs folyamatok átalakításán, valamint a meglévő munkavállalók átvételén keresztül még a nyugdíjhoz közelálló kolléga átképzéséről és tovább-foglalkoztatásáról is gondoskodni kell.

Nincs két egyforma projekt, de a siker kulcsa ugyanaz:
+
szakmai felkészültség,
a legújabb technológiák okos alkalmazása,
rugalmasság,
komplexitás,
tanácsadói szemlélet, szakmai támogatás
és a tudatosság.

Megrendelői oldalon fontos a tudatosság a kiszervezett bérszámfejtési szolgáltatásokat nyújtó partnerrel szemben elvárt igények megfogalmazásában, valamint a változások elérésének időbeli realitása tekintetében is. Ezeket az elvárásokat már a tender kiírása előtt érdemes megfogalmazni, hogy valóban összehasonlítható ajánlatokat kaphassunk a különböző bérszámfejtési szolgáltatóktól. A bérszámfejtési tender összeállításához szükséges legfontosabb tudnivalókról tudjon meg többet Kovács László, Payroll Manager összeállításából!

Arról pedig, hogy hogyan fogjunk hozzá a megfelelő szolgáltató kiválasztásához, itt olvashat többet.

Bérszámfejtési folyamat átvilágítása – a jelenlegi kultúra rugalmassága

karabíner Nem könnyű felmérni a különböző irányú döntések kockázatait, és elindulni a megfelelő irányba. Először érdemes feltérképezni a jelenleg működtetett folyamatokat, a bennük rejlő esetleges anyagi és humán kockázatokat egy HR és bérszámfejtési folyamat átvilágítás (process due diligence) során, melynek részleteiről itt olvashat bővebben. Az átvilágítás feltárhatja például a folyamatokban rejlő redundanciákat, rámutat a jogszabályi megfelelőség hiányaira, felméri és számszerűsíti az adó és munkaügyi kockázatokat, javaslatot ad a bérszámfejtési, munkaügyi és HR adminisztrációs folyamatok optimalizálására. Ugyanakkor a due diligence projekt irányulhat arra is, hogy felkészítsük a vállalatot egy közelgő kiszervezésre és a folyamatokat úgy alakítsuk ki, hogy azok illeszkedjenek egy bérszámfejtési outsourcing szolgáltatóval való együttműködéshez.

Az ütemezés során fontos azt is mérlegelni, hogy milyen mértékű változásokat tud befogadni a meglévő vállalati kultúra. Mindig izgalmas a kiszervezés lépéseit közösen az ügyféllel megtervezni és testre szabni az adott vállalatra, iparágra jellemző sajátosságok figyelembevételével.

Testre szabott technológiai háttér

Ma már számos technológiai megoldás segít minket és az ügyfeleket egyaránt a hatékony és pontos bérszámfejtési folyamatok kezelésében. Ezeket érdemes bérszámfejtés outsourcing szolgáltatás keretében igénybe venni, hiszen a szolgáltatónál ott kell, hogy legyen az a bérszámfejtési szakmai, valamint IT és technológiai tudás, mely révén kialakítja ezen eszközök megfelelő kombinációját, implementálja őket és nem utolsó sorban a széles ügyfélportfolió révén sokkal kedvezőbb árakon tudja azt nekünk licencelni, mintha az ügyfél saját maga vezetné be a technológiákat. Bár határ a csillagos ég a technológiai megoldások (AI, BI, workflow automatizmusok, dokumentumok digitalizációja, interfészek, okos excelek, stb.) tekintetében, de a folyamatok vizsgálata során itt is mindig mérlegelni kell a szervezet technológiai érettségét és a humán erőforrás igényeit, hiszen a döntéshozó hatékonysági elvárásain túl a rendszernek illeszkednie kell a userek gyakorlati elvárásaihoz is. Onnantól pedig, hogy a rendszer áll, a HR & bérszámfejtési riportok, a dokumentumok digitalizációja és a folyamatok automatizálásának segítségével valóban számottevő mértékű hatékonyságnövelést érthetünk el.

BPiON – A változás, amit a szervezetében látni kíván

Tudatos felkészüléssel és átgondolt tervezéssel csökkenthető a kiszervezés átfutási ideje, biztosítható a siker, a sikerélmény és a munkavállalói elégedettség is. Első lépésként keresse a BPiON HR & bérszámfejtési folyamat szakértőit és engedje, hogy elhozzuk a VÁLTOZÁST, amit a szervezetében látni kíván!