Biztosításunk többek között a következő területeket fedi le: szakmai felelősség, személyes jogok megsértése, szellemi alkotáshoz fűződő jogok megsértése, internettel kapcsolatos felelősség, dokumentumok és elektronikus adatok helyreállítása, jogi költségek.

Az Onsite outsourcing (OSO) / kihelyezett erőforrás szolgáltatás lényege, hogy a könyvelési / bérszámfejtési szolgáltató által rendelkezésre bocsátott szakember látja el az ügyfélnél megüresedett pozícióval járó feladatokat, mintegy átmeneti megoldásként. A szolgáltatásnyújtás feltételei (helyszín, eszközhasználat, időtartam, kontroll funkciók, és még sok más) pedig rugalmasan alakíthatóak a szolgáltatás megkezdésekor is, illetve folyamatosan annak tartama alatt is. Tehát a helyszíni jelenlét mellett nem csupán egy munkavállaló erőforrásait biztosítjuk, hanem a szolgáltatás keretén belül Önnek hozzáférése lesz a számviteli / bérszámfejtési csapatunk teljes tudásbázisához.

Rugalmas, biztonságos, költséghatékony. A kihelyezett szakemberünket egy komoly szakmai csapat támogatja több területen is, így egy személyben több osztály tudását és ellenőrzési funkcióit is megkapják ügyfeleink. Onsite / helyszíni munkavégzésre mindig senior kollégát helyezünk ki, akinek komolyabb tapasztalata van, rendszer szintű rálátása és jártassága hasonló feladatokban, így a betanítási folyamat felgyorsul. Továbbá nincsenek a munkáltatásból eredő kötelezettségek, mégis mindig “kéznél” van a kolléga. Ezen felül szabadság vagy betegség esetén is garantálható a szolgáltatás folyamatos ellátása, és ezen költségeket is a szolgáltató oldalán jelennek csak meg.

Nem, hiszen a munkaerő kölcsönzési szolgáltatásnál egy adott pozícióra egy adott munkavállalót delegál a szolgáltató az ügyfélhez, mindenféle szakmai kontroll nélkül. Az onsite outsourcing esetében a könyvelési vagy számviteli feladatok ellátását garantáljuk helyszíni szolgáltatás keretében.

Mivel alap esetben itt szolgáltatásról beszélünk, így a teljesítményünk egy csapathoz kötődik. Ettől függetlenül, az OSO ideje alatt Önnek lehetősége van tesztelni az adott kulcs szakember tudását és teljesítményét. Ha a felek kölcsönösen szimpatizálnak egymással, akkor tárgyalásos alapon egy hármas döntés mentén megoldható az átvétel.

Ahhoz, hogy a kiszervezett könyvelési és bérszámfejtési szolgáltatás megfelelően működjön, mindenképpen szükséges időt szánni az implementációs folyamatokra, mely során megtörténik az adatbázisok és adatkapcsolatok kiépítése, rendszerek paraméterezése, tesztfolyamatok futtatása. Az igényelt szolgáltatástól függően, alap esetben 1-3 hónappal érdemes tervezni a feladatokra. A könyvelési / bérszámfejtési szolgáltatások implementációs időszakát befolyásolhatja az is, hogy házon belüli folyamatok kiszervezéséről vagy outsourcing szolgáltatótól outsourcing szolgáltatóhoz való áthelyezésről van-e szó. Amennyiben másik bérszámfejtési vagy könyvelési outsourcing szolgáltatótól való átvételről van szó, a felmondási idő elégséges szokott lenni az implementációs munkák elvégzéséhez. A házon belüli folyamatok esetén esetleg meghosszabbodhat a kiszervezéshez szükséges átvételi folyamat, hiszen ilyenkor szükség lehet egy outsource kompatibilis folyamatátalakításra is. Összességében elmondható, hogy tapasztalataink szerint egy elsietett implementáció sokkal több problémát tud szülni a későbbiekben, valamint sokkal több időt vesz el mindkét féltől a későbbi hibák keresése és javítása, rontva a szolgáltatás minőségét és növelve a kockázatokat.

A rendszereknek stabilan kell működniük ahhoz, hogy könyvelési és/vagy bérszámfejtési feladatait megfelelő minőségben tudjuk ellátni. Ilyenkor kerül felállításra a könyvelési / bérszámfejtési adatbázis (master data), ami alapfeltétele a szolgáltatásoknak. Végül, de nem utolsó sorban fontos megemlíteni, hogy az implementációs folyamat keretén belül a kialakítandó rendszer összeköttetések során valószínűleg technológiai fejlesztésekkel is élünk, melyek szintén a hatékony napi munkavégzés előfeltételei.

Ügyfél komplexitásától függ, hogy mennyibe kerül egy-egy implementáció és mi a megtérülési ideje. Nagyban befolyásolja, hogy
1. az ügyfél melyik iparágban dolgozik, és az abban lévő szabályozó környezet, törvényi megfelelősség, amit rendszer szinten tudni kell kezelni
2. ügyfél oldalon mennyire digitalizáltak már a tranzakciós folyamatok, és a folyamatok során keletkezett adatok hány irányból és milyen minőségben érkeznek a szolgáltatóhoz, van-e a szolgáltató rendszeréhez passzoló adatbázis, ezekre mennyire lehet építeni automatizmusokkal
3. mennyire komplex a reporting környezet, aminek meg kell felelni és ezáltal ki kell építeni 4. mekkora létszámról beszélünk bérszámfejtési szolgáltatások esetén.

Megtérülés szempontjából egy magasabb implementációs költség általában azt feltételezi, hogy még több automatizmust építünk ki, ami a rendszeres könyvelési és bérszámfejtési díjakat teszi olcsóbbá.
Fontos megemlíteni, hogy van egy bonyolultabb vetülete a pénzügyi megtérülésnek, ugyanis egy jó implementációval nagy lépést érünk el a kockázatok menedzselésében, így kisebb az esély bírságokra, sokkal gördülékenyebben zajlanak a folyamatok, ezáltal kevesebb lesz az adminisztráció, ami szintén óriási erőforrás költségeket tud felszabadítani ügyfél oldalon.

A könyvelési vagy bérszámfejtési outsourcing szolgáltatásokkal szemben sokszor merülnek fel ellenérvként az ügyfél és szolgáltató közötti távolságból eredő nehézségek. Pontosan ezt a problémakört lehet tökéletesen áthídalni egy előre jól átgondolt, megtervezett, paraméterezett és letesztelt folyamat kialakításával. Ilyenkor nagyobb hangsúlyt kell fektetni az outsource kompatibilis folyamatátalakításra, amivel jellemzően nő az ügyfél belső hatékonysága is. Könyvelési szolgáltatás esetén ilyenkor az implementációs feladatok része például a főkönyv ellenőrzése is, melynek célja, hogy még időben kezeljük az esetleges anomáliákat, szabálytalanságokat, inkonzisztenciákat, így nem az évzárásnál, idő pressúra alatt kell orvolsini ezeket. Tehát az implementációs feladatokat rendkívül fontos kellő körültekintéssel kezelni.

A két szolgáltató közötti adatmozgás menedzselését, résztvevők szerepkörét befolyásolhatják szerződéses feltételek, valamint szolgáltatói hozzáállás is. A BPiON mindenképpen ellátja ügyfelét a hatékony átvételhez szükséges tanácsokkal, információkkal (pl.: előnyös adatbázis formátumok, kritikus kérdések, szükséges dokumentumok), és a lehetőségekhez mérten szívesen részt veszünk az egyeztetésekben is. Itt fontos megjegyezni, hogy előző szolgáltatónak való felmondás esetén mindenképpen javasoljuk rendezni az időszakok miatti átfedésben lévő feladatok felelősét, kezelését. Ilyen lehet például az áfa bevallás, évzáráshoz kapcsolódó feladatok.

Nem tudunk standard árakat meghatározni, hiszen rengetek ügyfél specifikus tényező befolyásolhatja a szolgáltatási díj alakulását. Ezért minden ajánlatadás előtt egy szakmai kérdőív mentén beszéljük át az igényeket, mely kitér a munkavállalói létszámra, fluktuáció mértékére, jelenlegi folyamatokra és rendszerekre, cafeteria adatokra, bértípusokra, TB kifizetőhelyi státuszra, stb. Minden esetben a kapott válaszokat mérlegelve állítjuk össze ajánlatunkat.

A számviteli feladatok esetében sem beszélhetünk fix, minden ügyfélre érvényes árakról. Könyvelés outsourcing szolgáltatásunk díjazását szintén előzetes egyeztetést követően tudjuk kialakítani, mely függ például a cég tevékenységétől és méretétől, pénzügyi tranzakciók és számlák számától, jelenleg használt rendszerektől, igényelt pénzügyi riportokról, a könyvelési inputok digitalizáltságától, stb, valamint hogy a könyvelést a saját rendszerünkben vagy az ügyfél ERP rendszerében kell-e elvégeznünk. Mindezen információk alapján készítjük el személyre szabott árazásunkat.

Könyvelési és compliance (adómegfelelési) szolgáltatás esetén a havidíj tartalmazza a könyvelési tranzakciók rögzítését, analitikák, hó végi zárások, riportok / jelentések elkészítését, főkönyvi kivonatok ellenőrzését, adóbevallások kezelését, adatszolgáltatások (KSH, MNB) elkészítését és beadását. Ezen felül igény szerint vállaljuk a számlák kiállítását, banki utalások rögzítését, valamint pénzügyi és menedzsment riportok elkészítését.

Bérszámfejtési szolgáltatás esetén a per fő számfejtési díj a bérszámfejtést, az elektronikus bérjegyzékek kiküldését, a HR és pénzügyi riportok elkészítését, a hatósági adatszolgáltatások (NAV, NEAK, KSH) elkészítését és benyújtását tartalmazza. Mivel minden cégnél más a fluktuáció így a belépők és kilépők adminisztráicóját a ténylegesen felmerült tranzakciók alapján számlázzuk, úgy ahogy a TB ellátások adminisztrációjával kapcsolatos feladatokat is.

Legyen szó akár a könyvelési / számviteli vagy a bérszámfejtési feladatokról, minden óradíjas szolgáltatás esetében összeállítunk egy teoretikus díjkalkulációt a feladat megoldásához szükséges óraszámokról és a megfelelő kvalitású személy óradíjáról, így Ön könnyen tud majd tervezni a felmerülő költségekkel. A valós teljesítés után pedig részletes órakimutatást talál számla mellékletünben.

Fontosnak tartjuk, hogy az információ a megfelelő időben a megfelelő személyhez jusson el, ezért minden ügyfelünk számára dedikált kapcsolattartót biztosítunk, akinél összefut a szolgáltatással kapcsolatos minden kommunikációs szál. Így Önnek csak egy személlyel kell kapcsolatot tartani.

A kapcsolattartó időben tájékoztatja ügyfeleit a szabadság időtartalmáról és a helyettesítő kapcsolattartó személyéről. Plusz előnyt jelent a helyettesítés során, hogy ECM rendszerünkkel támogatjuk a belső munkafolyamatainkat. A rendszerben minden könyvelési és bérszámfejtési munkafolyamat digitálisan is követhető, így egy hirtelen hiányzás esetén (pl betegség) a nyitott feladatok könnyen következőek és delegálhatóak más munkatársra.

A kérdés komplexitásától függően kollégáink természetesen mindig igyekeznek a lehető legrövidebb idő alatt megválaszolni ügyfeleink kérdéseit. Ezen felül, amennyiben ügyfelünk oldalán erre igény merül fel, beépíthető az ügyfélre szabott SLA rendszerünkbe, így mindenképp egy mérhető teljesítményvállalást tudunk garantálni a kérdések kezelését illetően.

A kötelező pénzügyi riportokon és bevallásokon felül, igény szerint biztosítunk bármilyen belső menedzsment riportformátumot a pénzügyi és HR területekre vonatkozóan egyaránt. Mindezt digitális, valós idejű reporting rendszerek keretében, mely biztos hátteret ad Önnek az üzleti döntések meghozatalában. Mindezekről bővebben itt olvashat: https://bpion.hu/uzleti-es-penzugyi-riportalas-a-digitalizacio-ereje/

Cége és annak menedzsmentjének az igényeire szabjuk riportjaink rendszerességét. Magyar és angol nyelven, de igény esetén egyedi fejlesztés alapján egyéb nyelveken is tudjuk biztosítani a riportokat.

A BPiON könyvelési és bérszámfejtési szolgáltatásainak keretében Ön olyan technológiai háttér bázishoz kap hozzáférést, mely révén digitalizálhatja dokumentumait, automatizálhatja folyamatait és hozzáférést biztosít olyan rendszerekhez, melyek megszerzése önmagában egy ügyfélnek nem érné meg, de a BPiON ügyfélkörén képződött volumen mentén már igen, így adható ár-érték hatékonyan. Ezen rendszereket mi napi szinten fenntartjuk, kezeljük és fejlesztjük ügyfél igények és szakmai, minőségi fejlesztési szempontok alapján.
Ez mindenképpen egy idő és költséghatékony megoldás, szemben a saját digitalizációs eszközök bevezetésével.

Kollégáink jelenleg 13 különböző ERP rendszerben ( Korab, SAP, Eurofib, Yardi, Coda (UNIT4), Axapta – Microsoft Dynamics, Octopus, iScala, SunSystem, Oracle, ENOVA, Microsoft Navision, Exact, Kulcssoft) rendelkeznek széleskörű rendszerismerettel, de amennyiben szükség van rá, a megfelelő betanítás biztosítása mellett bármely rendszerben ellátjuk a könyvelési feladatokat. Amennyiben nincs speciális igény az ügyfél részéről, akkor egy általunk választott szoftverben végezzük a könyvelést.

Természetesen igen. Bérszámfejtési kollégáink komoly tapasztalattal rendelkeznek Nexon, Maxoft (Wizuálbér), Babér, SAP stb. rendszerek kezelésében, de sose okozott még problémát újabb rendszerek kezelésének elsajátítása. Tapasztalat szerint a munkidőnyilvántartó rendszer marad leggyakrabban ügyfeleinknél, ez sem jelent gondot, könnyen rácsatlakoztatható a BPiON bérszámfejtési rendszere. Ha azonban mégsem rendelkeznek munkaidőnyilvántartó rendszerrel, azt is tudjuk biztosítani.

Mindig lépésről lépésre kell haladni. Elsőként a papír mennyiség minimalizálásával javasolnánk kezdeni, majd ez után érdemes áttérni az adat transzformáció és hatékonyság témakörére, a folyamatok optimalizálására. Minderről itt olvashat részletesebben: https://bpion.hu/digitalis-evolucio-valoban-lehet-a-koronavirus-a-digitalizacio-mozgatorugoja-bpion-piackutatasi-eredmenyek/

Részletes folyamatfelmérés-, papíralapú dokumentumok megismerése-, illetve a megrendelői igény után javaslatot tudunk adni a szükséges digitalizáció elérését illetően. Könyvelési és bérszámfejtési szolgáltasunk keretében ECMS rendszert biztosítunk, mellyel megvalósítható a papírmentes iroda és az automatizált jóváhagyási folyamatok kifejlesztése. Részletekért kattintson ide: https://bpion.hu/ecms-dms-a-papirmentes-irodatol-az-automatizalt-munkafolyamatokig-a-korona-virus-felgyorsitja-a-digitalizaciot-ii/

A programokat nem szükséges megvásárolnia, hiszen mi szolgáltatjuk, így az adott rendszer használatához szükséges implementációs munkák után csupán user alapú, kedvezményes licensz díj merül fel.

A szolgáltatásaink keretén belül mindig törekszünk a hatékonyságra, így folyamataosan állunk elő fejlesztési javaslatokkal, senior szakembereink tudása révén, illetve más ügyfeleken, iparágakban szerzett tapasztalataink alapján is. Szívesen vállalunk szerepet tanácsadóként is a folyamat optimalizálásában, ilyenkor átvilágítási szolgáltatásaink keretében egy előre definiált munkaprogram mentén megvizsgáljuk a használatban lévő rendszereit, folyamatait és javaslatot teszünk ezek alapján fejlesztési lehetőségeire vonatkozóan. Igény esetén pedig az implemetáció lebonyolításában is részt veszünk.

Ha kérdése vagy problémája lenne a rendszerekkel, a BPION saját fejlesztési csapata áll rendelkezésére.

Természetesen, igen.Azonban lehetőség van az ügyfél saját rendszeréhez való rácsatlakozásra is. Abban az esetben ha mi adjuk a munkaidő nyilvántartó rendszert, akkor kedvező licenszfeltételekkel tudjuk azt biztosítani, és könnyedén tud pl. weben keresztül szabadság engedélyezést, beosztástervezést, munkaidőkeretet, munkaidőt és egyéb távolléteket kezelni.

Szolgáltatási portfóliónk között megtalálja a könyvelés-, bérszámfejtés-, HR adminisztráció outsourcing mellett az SSC támogató, corporate secreterial (bizalmi vállalati szolgáltatások), digitális folyamatfejlesztési és onsite outsourcing szolgáltatásainkat is.

Természetesen van erre lehetőség, illetve ha az adott részfeladat ellátását saját telephelyén szeretné lebonyolítani onsite-os kollegát is tudunk biztosítani: https://bpion.hu/kihelyezett-eroforrasok-onsite-outsourcing/ . Ilyen feladat lehet például a számlázás, papír alapú könyvelési inputok miatt bármilyen helyhez kötött feladat vagy egyéb rendszeres egyeztetést igénylő feladatok.

Igen, kérdések esetén állunk rendelkezésére, tapasztalt szakértői gárdával rendelkezünk, így szinte minden kérdésre professzionális választ kaphat, legyen az könyvelést-, béreket, adókat vagy épp társadalom biztosítást érintő kérdés.

Igen, compliance csapatunk örömmel áll rendelkezésére az általános számviteli szabályzatok elkészítésében is.

Könyvelőink teljeskörűen helytállnak a helyi számviteli sztenderdeken túl az IFRS, US GAAP, UK GAAP területén is, illetve könnyen el tudják sajátítani az Önök speciális számviteli szabályzataik által definiált, részletes elvárásaikat is.

A BPiON szakmai csapata alapvetően teljes körültekintéssel kezeli ügyfeleink feladatait, valamint több lépcsős ellenőrzési funkciók vannak beépítve szolgáltatási struktúránkba. Ettől függetlenül emberekkel dolgozunk, így adott egy minimális esély a hibára. Azonban ebben az esetben sem érheti Önt kár, hiszen rendelkezünk szakmai felelősségbiztosítással, ami lefedi könyvelési és bérszámfejtési szolgáltatásainkat egyaránt, sőt egyéb szolgáltatási elemekre és régiós szintre is tudnak lefedettséget adni, ezzel levesszük a felelősség terhét az Ön válláról.

A pénzügyek és bérszámfejtés területén egyaránt fejlett workflow menedzsment segítségével kezeljük ügyfeleink folyamatait, melynek részei az automatizált határidő naptárak és utalási feladások is, ezzel biztosítva az időben történő információ átadást a felmerülő kötelezettségekkel és költségekkel kapcsolatban. A naptárakat még az implementációs folyamatok során kalibráljuk, figyelembe véve az ügyféligényeket, valamint a kapcsolódó területek által támasztott határidőket (például könyvelés és bérszámfejtés eltérő szolgáltatók esetén).

Természetesen igen. Célunk, hogy ügyfeleink saját munkatársként tekinthessenek ránk, bízzanak bennünk. Ilyen esetekben szakmailag felkészült project office és adószakértő kollégáinkkal tud konzultálni a megfontolandó kérdésekről.

Az üzleti folyamatok kiszervezése (BPO – Business Process Outsourcing) során sok kérdés merül fel pro és kontra oldalon egyaránt. Így van ez a bérszámfejtés outsourcing esetében is. Akár jelenlegi bérszámfejtési szolgáltató váltásról vagy házon belülről történő kiszervezésről beszélünk, a döntést befolyásoló témaköröket illetően ezeket kell mérlegelnünk: https://bpion.hu/berszamfejtes-outsourcing-megfontolandok/

A megfelelő bérszámfejtési szolgáltató kiválasztása és az igazán hatékony együttműködés kialakítása már a kellő körültekintéssel megfogalmazott tender kiírásnál kezdődik. Fontos, hogy az ügyfél jól átgondolja a feladatokat, kellően részletezze az elvárásokat, így valóban összehasonlítható pályázatokat kap majd a kezébe. Javaltainkat itt gyűjtöttük össze:
https://bpion.hu/101-tipp-a-hatekony-berszamfejtesi-tender-kiirashoz/

Folyamatfejlesztési szakembereink szívesen segítenek a folyamatok átvilágítását, elemzését, valamint a fejlesztések implementációját tekintve egyaránt: https://bpion.hu/folyamat-fejlesztes-valtozasmenedzsment-kulso-projekt-menedzser-bevonasaval/

Először is bérszámfejtési outsourcing szolgáltatóként rendkívül nagy hangsúlyt helyezünk mind a fizikai, mind az IT környezettel szemben megkövetelt biztonsági elvárásokra, így a körültekintő BCP folyamatokra is. Erről részletesebben itt olvashat: https://bpion.hu/berszamfejtes-karanten-idejen-fontos-hogy-a-berszamfejtesi-szolgaltatonk-felkeszuljon-a-megfelelo-uzletfolytonossagi-tervvel-bcp/

Ezen felül szívesen állunk rendelkezésére külső BCP tanácsadói, illetve stadby bérszámfejtési szolgáltatásainkkal is. Ennek előnyeit itt gyűjtöttük össze részletesen: https://bpion.hu/hogyan-alakitsunk-ki-valoban-valsagallo-folyamatokat-hazon-beluli-berszamfejtes-konyveles-a-legnagyobb-biztonsaggal/

A BPiON kifejlesztette a TAXapiON megoldását, mely szolgáltatás keretében egy igazán költséghatékony és szakmailag minden tekintetben helytálló jogszabályi megfelelést érnek el ügyfeleink. Magában foglalja a monitoring szolgáltatást, GDPR-nak megfelelő kommunikációs csatorna biztosítását, valamint egy professzionális IT és ÁFA támogatás:

https://bpion.hu/nav-2-0-valtozasok-online-szamla-adatszolgaltatas-2020-2021/