A közép- és nagyvállalatok életében szinte mindig eljön az a pont, amikor felmerül az igény a bérszámfejtési feladatok kiszervezésére, vagy a már kiszervezett feladatok újraértékelésére.
MIKOR LEHET INDOKOLT A KÜLSŐ BÉRSZÁMFEJTÉSI SZOLGÁLTATÓ IGÉNYBEVÉTELE?
+ A vállalaton belül hiányzó kompetenciák vagy komolyabb szakértői támogatásra való igény esetén.
+ 100 fős létszám elérésekor, mely miatt TB kifizetőhellyé válik a cég.
+ Munkaerőpiaci hatás, fluktuáció.
+ Minőségi probléma a jelenlegi szolgáltatóval.
+ Költségoptimalizálási célok esetén.
+ Kockázat csökkentési és felelősségoptimalizálási célok esetén.
+ Regionális döntésből kifolyólag.
+ Belső beszerzési politika miatt, mely szerint 1 vagy 2 évente kötelezően felül kell vizsgálni a piacot.
+ Folyamat fejlesztés / technológia megerősítése a vállalaton belül, mely megoldások bevezetése jóval költséghatékonyabb egy bérszámfejtési outsourcing szolgáltatás keretén belül licencelve,
+ vagy akár egy BCP plan részeként, mikor biztosabbnak érezzük a HR és bérszámfejtési folyamatok kördülékeny kezelését egy komplett szakértői csapat kezében tudva, mint a helyettesítés nélkül dolgozó egyszem bérszámfejtőnkre bízva.
Milyen területeket kell végiggondolni a bérszámfejtési tender kiírása előtt? Töltse le az RFP checklist-et, majd a részletekért olvasson tovább!
HOGYAN ÍRJUK KI A BÉRSZÁMFEJTÉSI TENDERT? MI ALAPJÁN VÁLASSZUNK BÉRSZÁMFEJTÉSI OUTSOURCING SZOLGÁLTATÓT?
A megfelelő bérszámfejtési szolgáltató kiválasztása és az igazán hatékony együttműködés kialakítása már a kellő körültekintéssel megfogalmazott tender kiírásnál kezdődik. Fontos, hogy az ügyfél jól átgondolja a feladatokat, kellően részletezze az elvárásokat, így valóban összehasonlítható pályázatokat kap majd a kezébe.
Végig gondolva az elmúlt 10 év tapasztalatait, most összeszedtem a legfontosabb fókuszpontokat, melyeket ügyfél szempontból érdemes átgondolni, konkretizálni és az ebből fakadó pontos igényeket megosztani a potenciális bérszámfejtési szolgáltatókkal egy bérszámfejtési tender kiírás során.
Nulladik tippként mindenképp fontos megjegyezni, hogy gyűjtsük össze egy asztal köré a vállalat minden olyan szereplőjét, akinek a területe érintett lehet a kérdésben és együtt beszéljük át az igényeket és lehetőségeket. Ilyen például a HR, az IT és a pénzügy is.
1. A bérszámfejtés és kapcsolódó HR/munkaügyi adminisztrációs feladatok mely részét szeretnénk kiszervezni?
Ezt nagyban befolyásolja a házon belüli erőforrás és az ezen feladatok ellátásához szükséges kompetenciák megléte. Alap esetben számolni kell azzal, hogy a kiszervezést követően házon belül szükséges legalább 1 dedikált személy (pl.: HR vezető, pénzügyi vezető, HR munkatárs), aki a napi kapcsolattartó lesz a bérszámfejtési szolgáltatóval. Ő gyűjti be az összes számfejtéshez kapcsolódó adatot és dokumentumot, ő végzi a nyilatkoztatásokat, valamint ő továbbítja a munkavállalók oldalán felmerült kérdéseket a szolgáltató felé.
Amennyiben nem rendelkezik a cég a megfelelő erőforrással vagy kompetenciával, úgy célszerű ajánlatot kérni a munkaügyi és HR adminisztrációs feladatok ellátására, külön kiemelve, hogy ezen feladatokat a helyszínen kéri-e ellátni a megrendelő. Amennyiben azt is meg tudjuk becsülni, hogy a helyszíni jelenlét milyen gyakorisággal lesz szükséges, úgy erről is érdemes információt adni. A bérszámfejtés outsourcing szolgáltatók általában kedvezőbb óradíjakat tudnak adni, amennyiben tervezhető, rendszeres és hosszútávra tart igényt az ügyfél a helyszíni ügyfélszolgálatra.
2. HR riportálás – Milyen információra és milyen rendszerességgel van szükségünk a bérszámfejtésből?
Nagyban befolyásolja az árazást, az implementációs folyamatokat és az átvételi határidők kialakítását, hogy az ügyfél milyen rendszerességgel, tartalommal és milyen formában szeretne információt kapni a bérszámfejtés eredményéről, törzsadatokról, tendenciákról, változásokról. Nem mindegy, hogy egyszerűen rendszerből lehúzható jelentésekkel dolgozik a menedzsment vagy összetett, egyedi igényekre szabott HR riportokat, esetleg valós időben és felhasználóbarát módon megjelenített BI riportokat kell előállítani. A bérelemek könyvelésével kapcsolatos elvárásokat is javasolt meghatározni, milyen szintű automatizmust szeretnénk a bérkönyvelési folyamatunkba implementálni, és ehhez hasznos lehet már a tender kiírásban megemlíteni a használt könyvelési szoftvert, az elvárt főkönyvi feladási fájl leírását.
3. Rendszerkörnyezet és elvárások – Technológiai lehetőségek, bérszámfejtési folyamatfejlesztés
Fontos, hogy megvizsgáljuk a jelenleg használatban lévő bérszámfejtési szoftvert és a digitális érettségét a cégnek. Mennyire vannak a használt rendszerek integrációban egymással. Milyen rendszer integrációt várok el a kiszervezést követően?
Én azt javaslom, hogy ne ragaszkodjunk mindenáron a jelenlegi bérszámfejtési szoftverhez. Sőt, inkább használjuk ki a lehetőséget és tekintsünk egy folyamatfejlesztési, hatékonyság javulást és digitalizációt elősegítő lehetőségként a kiszervezésre vagy adott esetben szolgáltató váltásra. Mindenképp kérjünk javaslatot a pályázó szolgáltatóktól a technológia megoldásokat illetően is!
Minél többet leírunk a jelenlegi rendszer környezetünkről és integrációk mértékéről, annál inkább adunk eszközt a szolgáltató kezébe, hogy az optimális szoftver architektúrát és szolgáltatási modellt kidolgozhassa, ezáltal minél pontosabb árajánlattal szolgáljon a tender során.
A tenderben az alábbi információkat érdemes megosztani a rendszerigények kapcsán:
+ Jelenleg használt szoftver és ennek tulajdonjogi háttere.
+ Milyen rendszerekkel szükséges ezt integrálni, összekötni?
+ Szükség van-e munkaidő nyilvántartó / cafeteria rendszerre? Mindenképp konkretizáljuk a rendszerrel szembeni elvárásainkat, és legyünk nyitottak alternatív megoldási javaslatokra! (Jelöljük meg, ha opcionálisan kérünk javaslatot a jelenlegitől eltérő rendszerre, így össze tudjuk hasonlítani mindkét megoldás költségvonzatait.)
+ Szükség van-e digitális dokumentum menedzsmentre (DMS – Document Management System) és digitális HR / bérszámfejtési workflowk / munkafolyamatok kiépítésére (ECMS – Enterprise Content Management System)?
+ Mi az elsődleges dolgozói törzsadatbázisunk? (A bérszámfejtési rendszer vagy esetleg egy vállalatirányítási rendszer (ERP)?) Ez nagyban befolyásolja a szükséges rendszer összekötések, interfacek kialakítását.
+ Ha saját fejlesztésű megoldást használunk, azt is jelezzük!
4. GDPR – javasolt kiemelni a GDPR kompatibilis kommunikációs csatornával kapcsolatos elvárást. Amennyiben belső szabályzatunk meghatározza az azzal kapcsolatos konkrét funkcionális elvárásokat, célszerű már a tenderkiírásban felsorolni azokat.
Kérdezzünk rá, hogy hogyan oldja meg a szolgáltató a GDPR megfelelőség kérdését!
5. A várható átadás-átvétel határideje és párhuzamos bérszámfejtés
Amennyiben határidőhöz van kötve a szolgáltatóváltás, mindenképp kommunikáljuk ki a várható indulás időpontját és a „go live” időszakot!
Az implementáció hosszát nagyban befolyásolják a már említett speciális riport igények, adatmigrációs és rendszerparaméterezési kérdések. Tapasztalatunk, hogy a kiválasztás folyamata sokszor elhúzódik, így célszerű időben elkezdeni a folyamatot.
Abban az esetben, ha nem vagyunk határidőhöz kötve, akkor is célszerű lehet bekérni egy ütemtervet, mely alapján képet kapunk a szolgáltató felkészültségéről, és hogy mennyire gondolta át a folyamatot, vannak-e alternatív megoldási javaslatai a szolgáltatási modellt és szoftveres környezetet illetően. Azonban mindig tartsuk szem előtt, hogy egy komplex ügyfél esetén az átvétel és a folyamatok kialakítása időigényes feladat lehet, ne alapozzuk döntésünket csupán a szolgáltató által ígért vonzóan rövid implementációs időszükségletre!
Nem biztos, hogy a leggyorsabb implementációt ígérő szolgáltató terve a legátgondoltabb.
Párhuzamos bérszámfejtés – viszonylag ritka az az eset, amikor valóban indokolt egy párhuzamos bérszámfejtés beiktatása. Ilyen lehet például, amikor egy nagyobb cég évközi váltást eszközöl, speciális BI riport igényei vannak, folyamat automatizálásra és interface, API-k kiépítésére van szükség.
Ennek célja, hogy egy ellenőrző pontot építsünk be az implementációs folyamatba, lássuk, hogy valóban megfelelően paraméterezett-e a bérprogram, minden interface jól működik-e, a kommunikációs csatornák megfelelően működnek, illetve a könyvelési és HR riportok az elvárt adattartalommal készülnek-e el. Azzal viszont számolni kell, hogy ez ügyfél oldalról is dupla munka, hiszen 2 helyre kell információt, inputot adni és 2 munkafolyamatot kell menedzselni.
6. Árazási igények
Ahhoz, hogy érdemben össze tudjuk hasonlítani az ajánlatokat, ragaszkodjunk a tranzakció alapú árazásokhoz. Ehhez célszerű a tender kiírásában megadni olyan részleteket is, mint például a létszámadatok, a fluktuáció dinamikájára vonatkozó statisztikák, speciális elszámolási metódusok, egészségügyi ellátások mennyisége, kölcsönzött munkavállalók száma. Ez utóbbira mindenképp külön árat kérjünk, hiszen logikusan kevesebb munkája lesz velük a bérszámfejtési szolgáltatónak.
Amennyiben mégis maradnak óradíjas tételek az ajánlatban, kérhetünk rájuk egy teoretikus díjkalkulációt, amivel érthetőbbé és tervezhetőbbé válnak ezek a tételek.
7. Szerződéses igények
Előfordulhat, hogy ügyfélként ragaszkodik a saját szerződéses feltételek aláírásához. Ez nagyon fontos tényező lehet a szolgáltató számára, legkésőbb a 2. körös egyeztetések alkalmával tüntessük fel ezt is!
8. Archiválás / dokumentum tárolás – Előfordulhat, hogy ügyfél oldalon nincs lehetőség nagyobb mennyiségű papír alapú dokumentum tárolására. Amennyiben erre szükség van, mindenképp fogalmazzuk meg ezek raktározását a bérszámfejtési szolgáltatóval szemben felállított igények között!
9. IT policy – Jelöljük, ha kritériumként szerepel például az ISO 27001 minősítés vagy egyéb speciális IT megfelelőség.
Mindenképp érdemes rákérdezni az IT policy meglétére, adatvédelmi megoldásokra és a BCP dokumentumra.
10. Tanácsadási szolgáltatások – Amennyiben a bér és munkaügyi adminisztráción túl munkajogi, valamint adótanácsadásra is szükségünk lehet, úgy célszerű ezen igényünk megjelenítése is a kiírásban. Ez azért fontos, mert nem minden szolgáltató vállal ilyen jellegű feladatokat, és ha ez utólag derül ki, akkor más szolgáltató bevonása is szükségessé válhat a későbbiekben, ami extra költséget jelenthet a vállalat számára.
Ennél a témakörnél viszont érdemes alaposan körbejárni, hogy egyes szolgáltatók mit értenek tanácsadás alatt, hol válik el az óradíjas szolgáltatás és az alap „client care” fogalma. Sajnos sok szolgáltató az alap számfejtési feladatokon túl, akár a változó jogszabályok értelmezését és döntés támogató / hatékonyság növelő informatív információk megosztását is extra szolgáltatásként definiálja, holott a legtermészetesebb része kellene, hogy legyen a HR és bérszámfejtési outsourcing szolgáltatásoknak.
+1 Mindenképpen nyilatkoztassuk a szolgáltatót a felelősség biztosításáról és annak részleteiről!
Tehát összefoglalva a lényeget: Minél részletesebben gondoljuk át az igényeinket, és kellő pontossággal definiáljuk azokat a tendereztetés során! Ha erre kellő időt szánunk, akkor nagyban megkönnyítjük saját dolgunkat, hiszen almát almával fogunk tudni összehasonlítani a szolgáltató kiválasztás során.
Egy másik kérdés, hogy milyen kritériumok mentén válogassuk össze a potenciális bérszámfejtési szolgáltatókat, akiknek egyáltalán elküldjük a pályázati felhívásunkat. Ehhez is tudunk néhány praktikus gondolattal szolgálni, olvassa el Bérszámfejtés outsourcing // Megfontolandók blogunkat!
Kapcsolat:
